Si todavía creas tus facturas con una plantilla de Excel o Word este es un buen momento para revisar cómo trabajas. Los nuevos requisitos de los sistemas de facturación y la futura factura electrónica entre empresas plantean necesidades diferentes, pero ambos hacen más importante elegir una herramienta que pueda adaptarse.
Excel no está prohibido para facturar. La Agencia Tributaria permite determinados usos de las hojas de cálculo, como introducir los datos, emitir la factura y conservarla. La situación cambia si la hoja procesa la información para generar directamente libros fiscales o contabilidad: en ese caso puede considerarse un sistema informático de facturación sujeto a requisitos específicos.
Veri*Factu y los sistemas de facturación: plazos para 2027
La normativa conocida como Veri*Factu establece cómo deben funcionar los sistemas informáticos de facturación de los negocios a los que se aplica. Busca garantizar, entre otras cosas, que los registros de facturación sean íntegros y trazables.
Los plazos actuales para tener adaptados estos sistemas son:
- 1 de enero de 2027: entidades que presentan el Impuesto sobre Sociedades.
- 1 de julio de 2027: resto de obligados afectados, entre ellos muchos autónomos.
Si utilizas un programa de facturación, conviene preguntar a su proveedor cómo se adapta a estos requisitos y qué tendrás que configurar antes de la fecha que te corresponda.
Factura electrónica entre empresas: ¿cuándo entra?
Es una obligación distinta de Veri*Factu. Afectará a la emisión y recepción de facturas entre empresarios y profesionales en un formato electrónico estructurado. Enviar al cliente un PDF por correo no será suficiente para cumplirla cuando resulte exigible.
El reglamento de la factura electrónica entre empresas ya está aprobado, pero su calendario se cuenta desde la entrada en vigor de una orden ministerial que desarrolla la solución pública. A partir de ese momento, el plazo será de 12 meses para quienes superen los 8 millones de euros de volumen de operaciones y de 24 meses para el resto. Por tanto, todavía no conviene anunciar una fecha fija de obligatoriedad para todas las pymes.
¿Como puedo adaptar mi empresa?
La mejor opción depende de cuántas facturas emites y de si necesitas gestionar algo más que la facturación.
| Opción | ¿Para quién puede encajar? | Ejemplos |
| Aplicación gratuita de la Agencia Tributaria | Para quien busca una herramienta básica para emitir facturas y sus funciones se ajustan a su actividad. | Un profesional que factura servicios puntuales; un autónomo con pocos clientes; una pequeña empresa que lleva el resto de su gestión por separado. |
| Programa de facturación y gestión comercial | Para quien quiere gestionar facturas, clientes y cobros de forma más cómoda, sin implantar un sistema de gestión completo. |
Holded, Sage 50, a3factura o Factusol
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| ERP | Para quien necesita gestionar diversos aspectos de la empresa: Facturación, contabilidad, CRM, compras, inventario, gestión de proyectos o Recursos Humanos. | Odoo, Microsoft Dynamics 365 Business Central o SAP Business One. |
En Sumática te ayudamos a analizar cómo trabajas actualmente, migrar tus datos y elegir e implantar una solución de facturación o un ERP como Odoo adaptado a las necesidades de tu empresa.
¿Sigues facturando con Excel y no sabes qué opción elegir? Contacta con nosotros y revisamos tu caso.